Sistem Administrasi Pengelolaan Arsip Surat Masuk Dan Surat Keluar Berbasis Web

Abstract

Abstract - Management archive incoming and outgoing mail for this is still done conventionally in the form of hard copy or sheets of paper are difficult in terms of search at any time if needed. Incoming mail a few years ago would be difficult to find if using hard-copy storage means either that because of the accumulated records or archives because the letters that have been damaged. The difficulty and complexity can be overcome by utilizing advances in information technology that utilizes the PHP programming language and MySQL database to manage the archive outgoing mail and incoming mail. Management utilizes the PHP programming language and MySQL database is no longer in the form of hardcopy or sheet of paper, but already in the form of a file the results of the scanner or scan of the original letter. Archive scan results will be saved with a specific code to facilitate the search so that the incoming archive already a few years ago was not damaged and easily searchable.

Keywords: administration archive of letters, mail handling, web-based administration system

Abstrak – Pengelolaan arsip surat masuk dan surat keluar selama ini masih dilakukan secara konvensional berupa hard copy atau lembaran-lembaran kertas yang menyulitkan dalam hal pencarian jika sewaktu-waktu dibutuhkan. Surat yang masuk beberapa tahun yang lalu tentu akan sulit dicari jika menggunakan cara penyimpanan berupa hard copy baik itu karena semakin menumpuknya arsip atau dikarenakan arsip surat yang sudah rusak. Kesulitan dan kerumitan tersebut dapat diatasi dengan memanfaatkan kemajuan teknologi informasi yakni memanfaatkan bahasa pemrograman PHP dan database MySql untuk mengelola arsip surat keluar dan surat masuk. Pengelolaan memanfaatkan bahasa pemrograman PHP dan database MySql tersebut tidak lagi berupa hardcopy atau lembaran kertas namun sudah berupa file hasil dari pemindai atau scan dari surat yang asli. Arsip hasil scan akan disimpan dengan kode-kode tertentu untuk memudahkan dalam pencarian sehingga arsip yang masuk sudah beberapa tahun yang lalu tidak rusak dan mudah dicari.

Kata kunci : administrasi arsip surat, pengelolaan surat, sistem administrasi berbasis web,